Em tempos de pandemia o Home Office se tornou a principal forma de trabalho das atividades que não necessitam presença física, contudo, muitos profissionais ainda estão se adequando aos desafios da nova rotina.
Pensando nisso a equipe Futuro Presente elaborou algumas dicas para dar um norte a esse momento disruptivo.
1.Escolher os meios de comunicação
O homeoffice apesar de vantajoso no quesito de manter longe os barulhos do escritório e evitando o stress diário do deslocamento, traz como desafio a comunicação entre os colaboradores. Em razão da distância física as pessoas tendem a se comunicar menos, inclusive digitalmente.
Visto isso, é importante que a equipe de colaboradores eleja algum aplicativo de comunicação em tempo real para manter um relacionamento durante o expediente.
São diversas opções no mercado. Aqui encontra-se a lista com algumas opções favoritadas por nós:
Whatsapp: https://web.whatsapp.com/
O Whatsapp, conhecido mundialmente, é uma ferramenta utilizada para conversas em tempo real, permitindo chats por mensagens, vídeos e até chamadas através da conexão com a internet, permitindo na versão atual, chamadas em vídeo de grupo.
DiscordApp: https://discordapp.com/
O Discord, conhecido no mundo dos games, é um aplicativo que permite comunicação por áudio, vídeo e mensagens através de chat com excelente performance. As reuniões para grandes grupos são mais vantajosas por permitirem dezenas de membros em uma chamada em grupo, tendo a opção de compartilhamento de tela.
Hangouts: https://hangouts.google.com/?hl=pt-BR
O Hangouts, ferramenta de comunicação do Google, é uma plataforma que inclui mensagens instantâneas, chat de vídeo, SMS e VOIP.
Skype: https://www.skype.com/pt-br/
O Skype, um dos pioneiros mais conhecidos no quesito de conversas por vídeo permite o chat para diversas pessoas em tempo real e compartilhamento de mensagens e arquivos.
2.Estabelecer pequenos prazos de entrega para as tarefas
Com a rotina modificada pelo trabalho de casa e a distância com os superiores, é fácil se perder nos prazos e nas responsabilidade, uma vez que sem a presença dos gestores, muitos colabores não estão acostumados ainda a gerir seu próprio tempo e a dar prioridades aos projetos.
Nesse momento disruptivo que o mundo está passando é importante então que todas as tarefas sejam fragmentadas em pequenas entregas para que se estabeleçam prazos diários que não se acumulem e não gerem ansiedade ao colaborador.
3.Utilize ferramentas de organização das tarefas
Fragmentar as tarefas e mantê-las organizadas pode se tornar um hábito extremamente positivo e para isso podem ser utilizadas desde ferramentas físicas como agendas e planners, como também ferramentas digitais.
Nós da equipe Futuro Presente, selecionamos aqui nossas favoritas:
a. Wunderlist: https://www.wunderlist.com/
O Wunderlis é uma ferramenta que cria listas de tarefas pelo formato Checklist e permite o agendamento de prazos de entrega, mostrando avisos na tela para lembretes.
b. Trello: https://trello.com/
O Trello é uma ferramenta que permite a gestão eficiente de grandes projetos. Através da criação de quadros para melhor visualização das etapas do projeto, permite a segregação em pequenas tarefas e a criação de modelos organizados.
c. Google Tarefas: https://docs.google.com/
Sendo uma ferramenta de apoio dentro do Google Docs, o Tarefas permite segregar em lista as etapas de uma tarefa, com agendamento de prazo de entrega.
d. Microsoft Excel: https://www.office.com/
Um dos aplicativos do famoso pacote Office, o Excel é uma tradicional ferramenta de planilha que pode ser utilizado para ordenar as tarefas do dia a dia.
4. Estabeleça uma rotina de trabalho com horário para início e fim das atividades
O grande problema do homeoffice está na rotina de trabalho, que por falta do compromisso de deslocamento acaba por prejudicar ou o horário de início das atividades, ou o fim delas.
O importante é estabelecer uma rotina de acordo com a seu pico de produtividade que se encaixe em um período que permita a comunicação com os outros colaboradores, para que assim tenha uma certa harmonia na rotina de trabalho, com início, meio e fim. Desta forma a produtividade não fica negligenciada e o colaborador não corre o risco da sobrecarga.
Evite distrações
5. Evite a TV, as redes sociais e demais atrativos já que no escritório você trabalha sem elas.
Converse com sua família para que também tenha um limite estabelecido dentro de casa com as distrações.
6. Arrume seu local de trabalho e o mantenha organizado
A organização é imprescindível para manter a harmonia e o bem-estar da sua estação de trabalho.
Procure deixar um lugar específico para trabalhar e mantenha o espaço limpo e organizado.
7. Fazer um cronograma de reuniões periódicas
Com a comunicação prejudicada, é normal que existam desentendimentos com os colaboradores sobre o alinhamento de alguns projetos. Portanto, é interessante fazer um cronograma de reuniões periódicas que podem ser por vídeo ou apenas áudio para melhorar o entrosamento e entendimento entre a equipe.
8. Reserve o tempo de pausa
Com a falta de deslocamento é normal que o sedentarismo cresça. Portanto, crie um momento de pausa como se fosse fazer o horário de almoço normal do escritório. Alimente-se bem, beba água e movimente-se pela casa.
9. Mude de roupa
Uma das grande vantagem do homeoffice é o fato de poder trabalhar com qualquer roupa sem julgamentos. No conforto de seu lar é provável que você, colaborador esteja realizando suas tarefas de pijama. Contudo, para dar um ânimo na sua rotina, é recomendado que se troque de roupa, sem é claro, com a necessidade das vestimentas formais do dia-a-dia. A exceção é claro, se encontra caso haja alguma reunião por vídeo agendada.
10. Tenha paciência!
Esse é um momento de adaptação. Um nova rotina e uma nova forma de trabalho exigem paciência e empatia de todos. Mantenha o foco, compromisso e respeito consigo mesmo. Não se cobre demais e nem de menos.
Aprenda a gerir seu tempo e aumentar sua produtividade sem perder sua qualidade de vida, assim o homeoffice pode fazer parte permanentemente das empresas trazendo suas incontáveis vantagens para todos.